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Lippi Cruces 3 Chaqueta Hoody Azul Tres Fusion Jacket Lippi Conozca lo que usted pierde con una mala administración de documentos

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Cuando las empresas están buscando mejorar la eficiencia de los costos de sus negocios, la mayoría de las veces, la administración de documentos es uno de los últimos ítems de la lista. No obstante, la mayor parte de las organizaciones tiene procesos de administración de documentos ineficientes y no sabe que una mala administración de documentos puede ser muy perjudicial para su negocio.

Según un estudio del IDC de 2012 sobre los costos de productividad y de la mala administración de documentos, si un 25% de las empresas fuese más eficiente en asuntos relacionados a documentos, serían capaces de abrir, por lo menos, 53 nuevos cupos. Esto demuestra que una estrategia eficiente de administración de documentos puede ser la mejor manera de reducir costos.

¿Aún no está convencido?

Hoody Cruces Chaqueta 3 Tres Lippi Fusion Lippi Jacket Azul A continuación vamos a citar algunos ejemplos de cómo una mala administración de documentos puede perjudicar la salud financiera de las empresas.

Tiempo es dinero

La necesidad de desplazar recursos humanos para buscar documentos es fruto de una mala administración. Algunas estimativas apuntan que un 40% del tiempo de un trabajador medio se gasta en la búsqueda de información y documentos que él necesita para hacer su labor de forma adecuada. Para esto existen diversos motivos como, por ejemplo, la falta de indexación detallada, errores de archivado del papel, errores de rotulación de archivos y varios otros motivos.

El resultado de esto es tiempo desperdiciado para encontrar información, en vez de tomas de decisiones rápidas con esta información en manos.

La pérdida de un archivo también genera costos

Una mala administración de documentos ocasiona archivos almacenados de manera incorrecta, incompletos y perdidos. Los archivos perdidos e incompletos pueden generar diversos costos. Por ejemplo, los procedimientos de archivado inconsistentes, indexaciones erróneas y limitaciones de archivos en papel pueden derivar en un aumento de costos en desplazamiento de archivos, lo que genera costos mayores para su negocio.

Los clientes insatisfechos pueden ocasionarle perjuicios a su negocioBeige Chalada Sandalia Plana Chalada Sandalia Chalada Plana EXaEBwq

Mantener a sus clientes satisfechos es primordial para el éxito de su negocio, y agradar a sus clientes pasa directamente por una administración adecuada de la información para que usted pueda prestar un servicio ágil y satisfactorio. La administración inadecuada de documentos puede quitarle a capacidad a la empresa para ofrecer un excelente servicio para el cliente.

Imagínese si un cliente se dirige a usted con un reclamo o una duda y usted tarda días para darle una respuesta, pues demoró mucho para tener acceso a la información necesaria para ofrecerle dicha respuesta.

Dejar a sus clientes insatisfechos es el camino más fácil para arruinar su reputación y posiblemente su negocio.

Tener una mala administración de documentos no solo genera mayores costos, como también puede acarrear en el cierre de su negocio. Mejorar los procesos de administración de documentos ayuda a ahorrar y mantener una atención al cliente con excelencia.

Después de todo esto usted ya debe estar convencido de que una buena administración de documentos es excelente para reducir costos operacionales.

¿Quiere hacer una buena administración de documentos, pero no sabe por dónde comenzar? Access es especialista en la administración y custodia de documentos. Conozca nuestros servicios y descubra cómo podemos ayudar a su empresa a crecer.

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